업무 자동화를 시작하려면 무엇을 자동화할지부터 골라야 합니다. 아래 질문 4개와 점수표로 후보를 고르는 방법을 정리했습니다. 이 방식은 이 글에서 제안하는 하나의 방법이며 공식 기준이 아닙니다.
30초 판별: 네 가지 질문
다음 질문에 예 또는 아니오로 답해 보세요.
- 매주 또는 매일 반복하는가?
- 매번 거의 같은 방식으로 하는가?
- 틀려도 피해가 작은가?
- 결과를 내가 직접 확인하기 쉬운가?
- 예가 4개: 자동화 후보입니다. 아래 점수표로 우선순위를 매기세요.
- 예가 2~3개: AI는 초안이나 보조까지만 맡기고 사람이 마무리합니다.
- 예가 0~1개: 지금은 자동화 대상이 아닙니다.
- 3번이 아니오: 다른 답과 상관없이 최종 판단은 사람이 합니다.
점수표 만드는 법
네 항목을 각각 1점에서 3점까지 매기고 합산합니다. 합계는 최대 12점입니다. 아래 구간은 제안하는 예시이며, 업무 환경에 맞게 바꿔도 됩니다.
| 항목 | 1점 | 2점 | 3점 |
|---|---|---|---|
| 빈도 | 월 1~2회 | 주 1~2회 | 거의 매일 |
| 소요 시간 | 10분 미만 | 10~30분 | 30분 이상 |
| 규칙성 | 매번 달라짐 | 일부 정해진 규칙 | 거의 같은 규칙 |
| 안전성 | 틀리면 피해 큼 | 보통 | 틀려도 피해 작음 |
안전성이 1점인 업무는 총점과 관계없이 자동화 대상에서 뺍니다.
가상의 점수표
아래 업무와 점수는 설명을 위해 만든 가상의 예시이며, 실제 업무의 평가가 아닙니다.
| 업무 | 빈도 | 시간 | 규칙성 | 안전성 | 합계 | 판정 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 주간 보고서 초안 | 2 | 3 | 3 | 2 | 10 | 시범 1순위 |
| 회의록 정리 | 2 | 2 | 2 | 2 | 8 | 후보 |
| 메일 회신 초안 | 3 | 2 | 1 | 2 | 8 | 후보, 규칙성 낮음 |
| 거래처 대금 승인 | 2 | 1 | 3 | 1 | 7 | 제외, 안전성 1점 |
가정은 다음과 같습니다. 주간 보고서는 주 1회에 약 1시간이 걸리고 양식이 거의 같습니다. 회의록은 주 1~2회에 20분 안팎이 걸립니다. 메일 회신은 거의 매일이고 내용이 매번 다릅니다. 대금 승인은 10분 미만이지만 틀리면 피해가 큽니다.
시범 적용 기록지
점수가 가장 높은 업무 하나만 골라 아래 표를 채우며 시험해 보세요.
| 업무 | 적용 전 시간 | 적용 후 시간 | 확인에 든 시간 | 결론 |
|---|---|---|---|---|
실제로 시간이 줄었는지는 적용 후 시간에 확인에 든 시간을 더해서 비교해야 합니다. 확인 시간을 빼면 효과가 실제보다 크게 보입니다.
“아래 업무 목록을 빈도, 소요 시간, 규칙성, 안전성 기준으로 1에서 3점까지 평가해 표로 만들어 줘. 평가 이유도 한 줄씩 써 줘.”
AI가 매긴 점수는 참고용이므로 최종 평가는 내 업무를 아는 사람이 해야 합니다.