회의 녹취록을 AI에게 맡기면 짧은 요약이 금방 나오지만, 정작 중요한 결정사항이나 담당자가 빠져 있는 경우가 있습니다. 이 글에서는 AI 회의록 요약을 처음 해 보는 직장인도 바로 따라 할 수 있도록, 빠지는 내용을 막는 5단계 절차와 프롬프트 예시, 가상의 예시를 정리했습니다.
회의록 요약에서 자주 빠지는 내용
아래는 회의록을 점검하는 관점에서 정리한 일반적인 경향이며, 통계가 아닙니다.
- 결정사항: 논의는 적혀 있지만 무엇을 정했는지가 없는 경우
- 담당자: 할 일은 있는데 누가 하는지 빠진 경우
- 기한: 언제까지인지 없거나 흐릿해진 경우
- 보류된 안건: 결정하지 않기로 한 내용이 사라진 경우
- 반대 의견: 다수 의견만 남고 이견이 지워진 경우
1단계. 요약 전에 회의 정보를 먼저 알려 주세요
회의 목적, 안건, 참석자의 직책을 먼저 알려 주면 AI가 중요도를 판단하기 쉬워집니다. 회사의 기밀이나 개인정보가 들어 있다면 입력 전에 지우거나 가명으로 바꾸고, 회사의 AI 사용 규정을 먼저 확인하세요.
2단계. 요약 틀을 지정하세요
“결정사항, 할 일, 보류 안건, 이견” 네 가지 제목으로 정리하라고 틀을 정해 주면 빠지는 항목이 줄어듭니다. 해당 내용이 없으면 “없음”이라고 쓰게 하면 누락과 구분됩니다.
3단계. 할 일은 담당자와 기한을 표로 뽑게 하세요
할 일은 “할 일, 담당자, 기한, 근거가 된 발언” 열로 표를 만들게 합니다. 녹취에 담당자나 기한이 없으면 추측하지 말고 “미정”이라고 쓰게 지시하세요.
4단계. 이름과 용어, 숫자를 녹취 원문과 대조하세요
음성을 글로 옮기는 과정에서 이름이나 전문 용어가 잘못 적힐 수 있습니다. 요약에 나온 이름, 용어, 숫자를 녹취 원문과 하나씩 맞춰 봅니다.
5단계. 참석자에게 확인받은 뒤 배포하세요
요약은 초안일 뿐이므로 참석자에게 먼저 보여 주고 빠진 내용이 없는지 확인받습니다. 확인 없이 AI 요약을 최종본으로 공유하지 않는 편이 안전합니다.
예시로 보는 요약 틀 적용
아래 녹취와 요약은 설명을 위해 만든 가상의 예시이며, 실제 회의나 실제 AI의 출력이 아닙니다.
녹취(가상): “김 팀장: 시안은 다음 주 금요일까지 가능할까요? 이 대리: 디자인 확인 후 수요일에 말씀드리겠습니다. 박 과장: 예산은 이번 달에 정하지 말고 보류합시다.”
틀 없이 요약한 경우(가상): “시안 일정과 예산에 대해 논의했습니다.” 결정사항, 담당자, 기한이 모두 보이지 않습니다.
틀을 적용한 경우(가상):
- 결정사항: 예산 결정은 이번 달에 하지 않기로 함
- 할 일: 시안 제작 가능 여부 회신 / 담당 이 대리 / 기한 수요일 / 디자인 확인 후
- 보류 안건: 예산 확정 (박 과장 제안)
- 이견: 없음
회의록 요약에 쓰는 프롬프트 예시
- “아래 녹취록을 결정사항, 할 일, 보류 안건, 이견으로 나눠 정리해 줘. 해당 내용이 없으면 없음이라고 써 줘.”
- “할 일은 담당자와 기한 열이 있는 표로 만들고, 녹취에 없는 정보는 추측하지 말고 미정이라고 써 줘.”
한눈에 보는 점검 체크리스트
- 결정사항과 보류 안건이 구분되어 있는가
- 모든 할 일에 담당자와 기한이 있거나 미정으로 표시되어 있는가
- 이름, 용어, 숫자를 녹취 원문과 대조했는가
- 이견이 지워지지 않았는가
- 참석자 확인을 받은 뒤 배포했는가
마무리
회의록 요약은 틀을 정해 주고 사람이 확인하는 것만으로도 빠지는 내용이 크게 줄어듭니다. 시간이 부족하면 2단계와 5단계만이라도 하시길 권합니다.