AI에게 메일 초안을 맡기면 금방 쓰지만, 그대로 보내기에는 어딘가 어색한 경우가 많습니다. 이 글에서는 AI 업무 메일을 처음 써 보는 직장인도 바로 따라 할 수 있도록, 초안을 만들고 내 말투로 고치는 5단계 절차와 프롬프트 예시, 가상의 예시를 정리했습니다.
AI 메일 초안이 어색해지는 지점
아래는 메일 초안을 점검하는 관점에서 정리한 일반적인 경향이며, 통계가 아닙니다.
- 과한 공손: 인사와 사과가 길어 요점이 뒤로 밀리는 경우
- 요점의 위치: 무엇을 요청하는지가 마지막에 나오는 경우
- 관계 무시: 상사와 동료에게 같은 말투를 쓰는 경우
- 사실 오류: 날짜, 금액, 첨부 파일 언급이 틀린 경우
- 흔한 표현: 누가 써도 같은 문장이라 내 메일 같지 않은 경우
1단계. 상황 정보를 충분히 알려 주세요
받는 사람과의 관계, 메일의 목적, 원하는 행동, 기한을 알려 주세요. 정보가 부족하면 AI는 평균적인 인사말로 채우게 됩니다. 고객 정보나 회사 기밀은 입력 전에 지우거나 가명으로 바꾸세요.
2단계. 내 말투 샘플을 주세요
예전에 보낸 메일 중 마음에 드는 두세 개를 보여 주고 “이 말투로 써 줘”라고 요청하세요. 샘플에 개인정보나 기밀이 있다면 먼저 지우는 것이 좋습니다.
3단계. 결론을 첫 줄에 두게 하세요
“요청 사항을 첫 문장에, 이유와 기한을 그다음에 쓰라”고 지시하면 읽는 사람이 바로 이해합니다. 인사말은 한 줄이면 충분합니다.
4단계. 사실 관계를 직접 확인하세요
날짜, 요일, 금액, 이름, 첨부 파일 언급이 맞는지 직접 확인합니다. AI는 첨부 파일이 있는지 모르는 채로 “첨부드립니다”라고 쓸 수 있습니다.
5단계. 소리 내어 읽고 발송은 직접 하세요
소리 내어 읽었을 때 내가 하지 않을 말이 있으면 고치고, 받는 사람 주소와 참조를 마지막으로 확인한 뒤 직접 발송합니다.
예시로 보는 수정 과정
아래 메일은 설명을 위해 만든 가상의 예시이며, 실제 AI의 출력이 아닙니다.
초안(가상): “안녕하세요. 항상 노고에 감사드립니다. 다름이 아니오라 시안 전달 일정과 관련하여 조율이 필요하여 연락드렸습니다. 불편을 드려 대단히 죄송하며 양해 부탁드립니다.”
수정본(가상): “박 과장님, 시안 전달을 금요일에서 다음 주 화요일로 미룰 수 있을지 여쭙니다. 디자인 검수가 아직 끝나지 않았습니다. 화요일 오전까지는 꼭 보내 드리겠습니다.”
수정본은 요청을 첫 문장에 두었고, 이유와 기한이 바로 이어집니다.
메일 초안에 쓰는 프롬프트 예시
- “받는 사람은 팀 선배이고, 목적은 시안 전달 일정을 미루는 요청이야. 요청을 첫 문장에 쓰고 세 문장 이내로 써 줘.”
- “아래 메일 두 개의 말투를 참고해서 같은 말투로 초안을 써 줘. 모르는 사실은 지어내지 말고 빈칸으로 남겨 줘.”
한눈에 보는 점검 체크리스트
- 첫 문장에 요청이 있는가
- 받는 사람과의 관계에 맞는 말투인가
- 날짜, 금액, 이름, 첨부 언급이 사실과 맞는가
- 내가 쓰지 않는 표현을 고쳤는가
- 받는 사람과 참조를 확인한 뒤 직접 발송했는가
마무리
AI가 초안을 빠르게 만들어 주더라도 보내는 사람은 나이므로, 요점과 사실 확인은 직접 해야 합니다.
시간이 부족하면 3단계와 4단계만이라도 하시길 권합니다.